Оставайтесь с нами
Работа

Своё дело и правила делегирования, когда, что и как поручать своим сотрудникам

делегировать полномочия

В обыденной жизни мы постоянно только тем и занимаемся, что передаем друг другу свои полномочия и относимся к этому абсолютно спокойно. Не мы, а совсем другие люди выращивают хлеб, строят дома, ремонтируют автомобили, лечат нас от болезней, учат наших детей и т.д. Однако стоит нам открыть собственное предприятие, начать свое дело, как мы пытаемся "объять необъятное", стараемся все делать самостоятельно, хотя и располагаем определенным штатом сотрудников.

Передача своих полномочий

Будем откровенны: ни у кого из нас нет такого количества времени, знаний и сил, чтобы собственноручно выполнять все то, что требует производственная целесообразность. Кто реально представляет себе свои возможности и уровень своей компетенции, соблюдает экономию собственного времени, активно подключая к выполнению задач квалифицированных специалистов, тот добивается впечатляющих результатов в бизнесе. Общеизвестно, что в основе разумного, рационального управления коллективом лежит четкое понимание предпринимателем проблемы разделения обязанностей и делегирования своих полномочий.

Под делегированием в общем смысле понимается передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Правильное делегирование – ключ к успеху и процветанию вашего предприятия. Иными словами, главное для вас как предпринимателя, делового человека – разделяйте полномочия и властвуйте. Однако, возможно, вы не всегда последовательны в поручении дел своим сотрудникам, практикуете делегирование с большой неохотой или в недостаточной мере. В этом случае вам необходимо улучшить стиль руководства, который вы до сих пор практиковали.

Остерегайтесь синдрома "Я все должна сделать сама"

Стереотип "Я сама" подавляет творческое, созидательное начало в коллективе, напрасно сжигает ваше "горючее", необходимое для продвижения к успеху. Он настолько привязывает к рутине, что у вас уже может не хватить ни желания, ни сил сражаться за реализацию главных целей.

Итак, во-первых, вам надо забыть девиз: "Если хочешь, чтобы все было сделано как следует, сделай это сама". Вместо него возьмите на вооружение другой девиз: "Если хочешь, чтобы было сделано то, что необходимо для реализации твоих целей, сделай это сама".

Во-вторых: никаких "но"! "Мне, конечно, следовало бы поручить это бухгалтеру (менеджеру, секретарю и т.п.), но..." Именно привычка говорить "но" может стать самым главным препятствием на пути успешного перераспределения обязанностей. Как только возникает вопрос о перепоручении кому-то какого-то дела, вы начинаете тотчас же придумывать разные отговорки и благовидные предлоги этого не делать. Если вы действительно хотите немного разгрузить свой график, то решительнее давайте отпор привычке говорить "но".

  • В-третьих, откажитесь от ложных установок, являющихся внешними и внутренними причинами противодействия делегированию:
  • Вы настолько заняты работой (совещания, встречи, переговоры, посетители и т.п.), что у вас нет времени на объяснение делегируемых заданий и контроль за ними;
  • Вы сами не настолько осведомлены о задачах и проблемах, чтобы узнать, что именно нужно делегировать своим сотрудникам;
  • Вы отказываетесь от делегирования, поскольку считаете, что можете сами выполнить работу быстрее, чем ваши сотрудники, и таким образом пытаетесь сэкономить время;
  • Вы особенно привержены определенной задаче или деятельности, потому что, например, то или другое дело доставляет вам удовольствие;
  • Вы опасаетесь того, что ваши подчиненные могут решить задачу лучше, чем вы (своеобразная конкуренция);
  • Вас тревожит возможность потерять контроль над делом, как только вы его выпускаете из своих рук;
  • Вы сомневаетесь в способностях сотрудников и не хотите рисковать;
  • Вы боитесь потерять часть своего авторитета и имиджа, если то, что вы до сих пор делали сами, теперь возьмут на себя ваши сотрудники;
  • Вы не знаете, как вам следует реагировать, если подчиненный отклонит делегирование.

Основные правила делегирования

Для вас как руководителя из необходимости делегирования вытекает целый ряд обязанностей:

  • подобрать подходящих сотрудников;
  • распределить сферы ответственности;
  • координировать выполнение порученных задач;
  • стимулировать подчиненных;
  • осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;
  • давать оценку своим сотрудникам;
  • пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Для ваших подчиненных из делегирования также вытекают специфические обязанности:

  • самостоятельно выполнять задания и принимать решения под свою ответственность;
  • своевременно и подробно информировать вас;
  • ставить вас в известность обо всех необычных случаях;
  • координировать деятельность с коллегами и заботиться об обмене информацией;
  • повышать квалификацию, чтобы отвечать предъявляемым требованиям.

Что можно перепоручить другим, а что – нет?

Делегировать в любом случае надо:

  • рутинную работу;
  • специализированную деятельность;
  • частные вопросы;
  • подготовительную работу.

Делегируйте также те важные средне- и долгосрочные задачи из сферы вашей деятельности, которые могут мотивировать сотрудника и способствовать росту его профессионального уровня.

Не подлежат делегированию:

  • такие функции руководителя, как постановка целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль результатов всей работы;
  • руководство сотрудниками;
  • задачи особой важности;
  • задачи высокой степени риска;
  • необычные, исключительные дела;
  • актуальные, срочные дела, не оставляющие времени на объяснение и перепроверку;
  • задачи строго доверительного характера.

Когда делегировать?

Ежедневно – так часто и так много, насколько позволяет рабочая обстановка. В случае существенных изменений ситуации в коллективе, требующих иного распределения обязанностей, а именно:

  • при новом назначении, повышении, увольнении сотрудников;
  • при реорганизации и структурной перестройке предприятия;
  • в случае наступления особых событий, кризисов;
  • при появлении новых сфер деятельности.

Как делегировать?

Делегируйте заблаговременно, то есть решение о том, что и кому вы хотите поручить, принимайте сразу после составления рабочего плана. Крупные и важные задачи поручайте приказным путем, если необходимо – в письменной форме.

Главное – правильно выбрать исполнителя. Лучшее – не всегда самое дешевое, но оно не обязательно должно быть и самым дорогим. Поинтересуйтесь, как об этом работнике отзываются другие, какие обязанности он до этого выполнял.

Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями сотрудников. Удостоверьтесь, что у того, кому вы поручаете выполнить работу, есть необходимая подготовка, нужные инструменты и желание взяться за дело. Не забывайте, что хорошая подготовка – половина успеха.

Постарайтесь недвусмысленным образом передать свои инструкции исполнителю. Четкость в общении способствует четкости действий. Убедитесь, что делегированное полномочие понято правильно. Сотрудник может сделать лишь то, о чем вы ему скажете, а не то, что вы себе представляли при изложении задания.

Обеспечьте подчиненному доступ к любой необходимой информации. Вместе с рабочей задачей передайте ему полномочия и компетенцию, нужные для ее выполнения. Сообщите сотруднику, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может просить у вас совета и поддержки.

Доверяйте способностям и смекалке того человека, кому вы поручили что-либо. Вера в исполнителя повышает качество его работы. Остерегайтесь того, чтобы поручать одну и ту же работу для надежности двум сотрудникам, не знающим об этом. Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в текущий процесс и тем сам "перечеркивать" делегирование.

Оставляйте за подчиненными право быть непохожими на остальных или на вас. Пусть они действуют по-новому, подходят к заданию творчески. В конечном счете, это может сэкономить вам расходы, принести прибыль. Разумно пользуйтесь не только временем и энергией сотрудников, но и их творческим потенциалом. Вместе с тем предоставляйте им возможность дальнейшего профессионального обучения.

Доверяйте, но проверяйте. Перепоручение задания не избавляет вас от ответственности за его выполнение. Через установленный промежуток времени потребуйте от сотрудника отчета о том, как продвигается дело. На последнем этапе проконтролируйте выполнение задания и проинформируйте исполнителя о результатах проверки.

Конструктивно критикуйте подчиненных за неудачи и недостатки в работе. Обязательно хвалите за успехи: поощрение выступает одним из главных побудительных стимулов для деятельности человека.

Оставить свой комментарий

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Работа
Служба и дружба или про достоинство, здравый смысл, амбиции, благие намерения и дорогу в ад
работа для подруги

Представьте: на вашей работе появилось вакантное место, а ваша подруга как раз находится в поиске подходящей работы. Или же кому-то из знакомых требуется человек, способный выполнить разовую работу за приличные...

Читать далее
Работа
Чего не любят рекрутеры или немного об особенностях общения при трудоустройстве
поведение рекрутера

Солидные компании все чаще ищут персонал через рекрутерские агентства. И сами специалисты предпочитают теперь трудоустраиваться не через знакомых, а через профессионального посредника. Многие из них читали о том, как нужно...

Читать далее
Работа
Что делать, если заработная плата маленькая и не соответствует вашим потребностям
повышение зарплаты

Есть везунчики - прыгают с одной ступеньки служебной лестницы на другую, причитающаяся им по ведомости сумма все растет и растет! А другие стараются вроде не меньше, но годами сидят на...

Читать далее
Работа
Как бороться с усталостью на работе
как снять усталость после работы

Как можно побороть чувство усталости, возникающее на рабочем месте? Как бороться с усталостью на работе, а особенно в осенний и зимний период. Как приходить на работу бодрым и оставаться таким...

Читать далее
Работа
Как пережить знакомства с новыми коллегами и наладить отношения в новом коллективе
рабочий коллектив

Устройство на новую работу предполагает привыкание к новому коллективу. Каждый рабочий человек хотя бы раз переживал знакомство с новыми коллегами, которые за время работы сплотились в настоящую команду. Чтобы не...

Читать далее
Популярно
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!