Оставайтесь с нами
Работа

Своё дело и правила делегирования, когда, что и как поручать своим сотрудникам

делегировать полномочия

В обыденной жизни мы постоянно только тем и занимаемся, что передаем друг другу свои полномочия и относимся к этому абсолютно спокойно. Не мы, а совсем другие люди выращивают хлеб, строят дома, ремонтируют автомобили, лечат нас от болезней, учат наших детей и т.д. Однако стоит нам открыть собственное предприятие, начать свое дело, как мы пытаемся «объять необъятное», стараемся все делать самостоятельно, хотя и располагаем определенным штатом сотрудников.

Передача своих полномочий

Будем откровенны: ни у кого из нас нет такого количества времени, знаний и сил, чтобы собственноручно выполнять все то, что требует производственная целесообразность. Кто реально представляет себе свои возможности и уровень своей компетенции, соблюдает экономию собственного времени, активно подключая к выполнению задач квалифицированных специалистов, тот добивается впечатляющих результатов в бизнесе. Общеизвестно, что в основе разумного, рационального управления коллективом лежит четкое понимание предпринимателем проблемы разделения обязанностей и делегирования своих полномочий.

Под делегированием в общем смысле понимается передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Правильное делегирование – ключ к успеху и процветанию вашего предприятия. Иными словами, главное для вас как предпринимателя, делового человека – разделяйте полномочия и властвуйте. Однако, возможно, вы не всегда последовательны в поручении дел своим сотрудникам, практикуете делегирование с большой неохотой или в недостаточной мере. В этом случае вам необходимо улучшить стиль руководства, который вы до сих пор практиковали.

Остерегайтесь синдрома «Я все должна сделать сама»

Стереотип «Я сама» подавляет творческое, созидательное начало в коллективе, напрасно сжигает ваше «горючее», необходимое для продвижения к успеху. Он настолько привязывает к рутине, что у вас уже может не хватить ни желания, ни сил сражаться за реализацию главных целей.

Итак, во-первых, вам надо забыть девиз: «Если хочешь, чтобы все было сделано как следует, сделай это сама». Вместо него возьмите на вооружение другой девиз: «Если хочешь, чтобы было сделано то, что необходимо для реализации твоих целей, сделай это сама».

Во-вторых: никаких «но»! «Мне, конечно, следовало бы поручить это бухгалтеру (менеджеру, секретарю и т.п.), но…» Именно привычка говорить «но» может стать самым главным препятствием на пути успешного перераспределения обязанностей. Как только возникает вопрос о перепоручении кому-то какого-то дела, вы начинаете тотчас же придумывать разные отговорки и благовидные предлоги этого не делать. Если вы действительно хотите немного разгрузить свой график, то решительнее давайте отпор привычке говорить «но».

  • В-третьих, откажитесь от ложных установок, являющихся внешними и внутренними причинами противодействия делегированию:
  • Вы настолько заняты работой (совещания, встречи, переговоры, посетители и т.п.), что у вас нет времени на объяснение делегируемых заданий и контроль за ними;
  • Вы сами не настолько осведомлены о задачах и проблемах, чтобы узнать, что именно нужно делегировать своим сотрудникам;
  • Вы отказываетесь от делегирования, поскольку считаете, что можете сами выполнить работу быстрее, чем ваши сотрудники, и таким образом пытаетесь сэкономить время;
  • Вы особенно привержены определенной задаче или деятельности, потому что, например, то или другое дело доставляет вам удовольствие;
  • Вы опасаетесь того, что ваши подчиненные могут решить задачу лучше, чем вы (своеобразная конкуренция);
  • Вас тревожит возможность потерять контроль над делом, как только вы его выпускаете из своих рук;
  • Вы сомневаетесь в способностях сотрудников и не хотите рисковать;
  • Вы боитесь потерять часть своего авторитета и имиджа, если то, что вы до сих пор делали сами, теперь возьмут на себя ваши сотрудники;
  • Вы не знаете, как вам следует реагировать, если подчиненный отклонит делегирование.

Основные правила делегирования

Для вас как руководителя из необходимости делегирования вытекает целый ряд обязанностей:

  • подобрать подходящих сотрудников;
  • распределить сферы ответственности;
  • координировать выполнение порученных задач;
  • стимулировать подчиненных;
  • осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;
  • давать оценку своим сотрудникам;
  • пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Для ваших подчиненных из делегирования также вытекают специфические обязанности:

  • самостоятельно выполнять задания и принимать решения под свою ответственность;
  • своевременно и подробно информировать вас;
  • ставить вас в известность обо всех необычных случаях;
  • координировать деятельность с коллегами и заботиться об обмене информацией;
  • повышать квалификацию, чтобы отвечать предъявляемым требованиям.

Что можно перепоручить другим, а что – нет?

Делегировать в любом случае надо:

  • рутинную работу;
  • специализированную деятельность;
  • частные вопросы;
  • подготовительную работу.

Делегируйте также те важные средне- и долгосрочные задачи из сферы вашей деятельности, которые могут мотивировать сотрудника и способствовать росту его профессионального уровня.

Не подлежат делегированию:

  • такие функции руководителя, как постановка целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль результатов всей работы;
  • руководство сотрудниками;
  • задачи особой важности;
  • задачи высокой степени риска;
  • необычные, исключительные дела;
  • актуальные, срочные дела, не оставляющие времени на объяснение и перепроверку;
  • задачи строго доверительного характера.

Когда делегировать?

Ежедневно – так часто и так много, насколько позволяет рабочая обстановка. В случае существенных изменений ситуации в коллективе, требующих иного распределения обязанностей, а именно:

  • при новом назначении, повышении, увольнении сотрудников;
  • при реорганизации и структурной перестройке предприятия;
  • в случае наступления особых событий, кризисов;
  • при появлении новых сфер деятельности.

Как делегировать?

Делегируйте заблаговременно, то есть решение о том, что и кому вы хотите поручить, принимайте сразу после составления рабочего плана. Крупные и важные задачи поручайте приказным путем, если необходимо – в письменной форме.

Главное – правильно выбрать исполнителя. Лучшее – не всегда самое дешевое, но оно не обязательно должно быть и самым дорогим. Поинтересуйтесь, как об этом работнике отзываются другие, какие обязанности он до этого выполнял.

Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями сотрудников. Удостоверьтесь, что у того, кому вы поручаете выполнить работу, есть необходимая подготовка, нужные инструменты и желание взяться за дело. Не забывайте, что хорошая подготовка – половина успеха.

Постарайтесь недвусмысленным образом передать свои инструкции исполнителю. Четкость в общении способствует четкости действий. Убедитесь, что делегированное полномочие понято правильно. Сотрудник может сделать лишь то, о чем вы ему скажете, а не то, что вы себе представляли при изложении задания.

Обеспечьте подчиненному доступ к любой необходимой информации. Вместе с рабочей задачей передайте ему полномочия и компетенцию, нужные для ее выполнения. Сообщите сотруднику, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может просить у вас совета и поддержки.

Доверяйте способностям и смекалке того человека, кому вы поручили что-либо. Вера в исполнителя повышает качество его работы. Остерегайтесь того, чтобы поручать одну и ту же работу для надежности двум сотрудникам, не знающим об этом. Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в текущий процесс и тем сам «перечеркивать» делегирование.

Оставляйте за подчиненными право быть непохожими на остальных или на вас. Пусть они действуют по-новому, подходят к заданию творчески. В конечном счете, это может сэкономить вам расходы, принести прибыль. Разумно пользуйтесь не только временем и энергией сотрудников, но и их творческим потенциалом. Вместе с тем предоставляйте им возможность дальнейшего профессионального обучения.

Доверяйте, но проверяйте. Перепоручение задания не избавляет вас от ответственности за его выполнение. Через установленный промежуток времени потребуйте от сотрудника отчета о том, как продвигается дело. На последнем этапе проконтролируйте выполнение задания и проинформируйте исполнителя о результатах проверки.

Конструктивно критикуйте подчиненных за неудачи и недостатки в работе. Обязательно хвалите за успехи: поощрение выступает одним из главных побудительных стимулов для деятельности человека.

Марина Петрова

Что может женщина - всё, если она что-то не может, то это мужчина.

Оставить свой комментарий

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Работа
В чём состоят особенности имиджа современного руководителя
имидж руководителя

Понятие «имидж» включает в себя важный элемент личности человека. Существует специальная дисциплина по изучению имиджа многих профессий, поэтому достаточно хорошо изучен имидж современного учителя, воспитателя, журналиста и политического деятеля. В...

Читать далее
Работа
Как общаться с коллегами или четыре сложных типа коллег для общения
общение с коллегами на работе

Психология отношений в коллективе – наука необходимая и интересная, правда, одни изучают психологию отношений на лекциях в вузах, а другие постигают ее непосредственно на рабочем месте. Так или иначе, каждая...

Читать далее
Работа
Что такое бизнес-план и как его составить
бизнес план
Гигиена бизнес-планирования

Любое коммерческое предприятие или отдельный проект имеет свой жизненный цикл, проходит путь от зарождения до стабильности. Основные этапы этого пути общие для любой сферы бизнеса 1. Формулирование коммерческой идеи. 2....

Читать далее
Работа
Необходимость применения спецодежды в большинстве сфер деятельности
применение спецодежды

Во многих частных и государственных компаниях даже не связанных со сферами производства и промышленности применяется форменная спецодежда. Функции такой одежды различны. В некоторых случаях она нужна для защиты человека от...

Читать далее
Работа
Как не ошибиться при инвестициях
инвестиции в сети

Чтобы не ошибиться с выбором наиболее выгодных и оптимальных для вас инвестиций, необходимо, прежде всего, проанализировать отзывы, которые вы сможете найти о сфере планируемых вложений. Сегодня, легче всего, сделать это...

Читать далее
Работа
Инвестиции в бизнес
инвестиции в бизнес

Инвестиции в бизнес являются одними из самых привлекательных и популярных видов инвестиций. Самый большой плюс в этом виде инвестирования — это высокие дивиденды. Конечно, при правильном ведении бизнеса. В отличие...

Читать далее
Здоровье и красота
Как справляться со стрессом, который возникает на работе?
работа и стресс

Большинство людей находящихся в регулярном состоянии стресса, даже не подозревают эту опасность. Происходит возникновение этого состояния из-за постоянного перенапряжения, которое возникает, потому что человек полноценно не восстанавливает свои физические и...

Читать далее
Работа
Как оценить результаты труда в социально-культурной сфере?
результаты труда

Прогнозирование и адекватная оценка результатов составляют, казалось бы, неотъемлемые условия осуществления любых управленческих воздействий. В частности, применение экономических методов управления в промышленности и сельском хозяйстве, равно как и в бытовом...

Читать далее
Работа
Работа на дому
Работа на дому

Поговорим о работе в домашних условиях. Работа на дому с каждым днем становится все доступней для каждого. Главное — желание и беспрерывные поиски подходящего варианта. Согласитесь, ведь тот, кто ищет...

Читать далее
Работа
Моя любимая профессия — бухгалтер
работа бухгалтером

Итак, я расскажу о своей любимой работе – работе в бухгалтерии. И начну я с того как я попала в эту профессию. А попала совершенно случайно. Когда я заканчивала обучение...

Читать далее
Работа
Где искать работу?
Где искать работу?

В жизни каждого человека однажды наступает непростое время поисков работы. С молодыми людьми это происходит после окончания университета или техникума. Для людей зрелого возраста поиск работы обычное дело, потому что...

Читать далее
Работа
Краткий обзор рынка труда для IT-специалистов
Краткий обзор рынка труда для IT-специалистов

Как мы все знаем, и как записано в Конституции, каждый гражданин РФ имеет право на труд. Не стали исключением и «компьютерщики», но каким именно образом реализовать это право, куда пойти...

Читать далее
Популярно
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!